ESPIRALIS IBERIA, S.L. (NIF B42626879) con nombre comercial “eSpiralis Software” es una compañía de desarrollo de software especializada en el diseño y programación de soluciones informáticas de alto rendimiento en entorno cloud para cubrir las necesidades de diferentes sectores empresariales. Ofrecemos con solvencia un servicio tecnológico altamente especializado e innovador con el objetivo de aumentar la productividad y eficiencia en los procesos de trabajo de nuestros clientes.
Con este documento queremos compartir nuestro código de conducta que constituye el marco sobre el que desarrollamos nuestras políticas específicas.
Un código de conducta es una declaración formal de principios en el que se recogen los valores y estándares éticos por los que se guía una organización. Es el primer estadio para diseñar futuras normas de comportamiento en términos de Responsabilidad Social Corporativa, así como una herramienta interna de gestión para declarar los valores y estándares éticos de la organización.
El contenido de estos códigos hace referencia a la protección de los derechos fundamentales, laborales, medioambientales y prácticas contra la corrupción y el soborno. Asimismo, pueden contener directrices determinadas en las relaciones entre el empleado y la organización, estableciendo sanciones en caso de la realización de ciertos comportamientos que van en contra de los valores y principios estipulados por la empresa.
Uno de los principios fundamentales de la Empresa consiste en el cumplimiento de la Ley en todos sus ámbitos y jurisdicciones en los que la misma opera. Todo el personal directivo y sus empleados están obligados a cumplir y respetar las disposiciones legales y de control aplicables a la actividad negocial y laboral de la sociedad.
El incumplimiento de las disposiciones legales o la contravención de este Código de Conducta puede perjudicar el buen nombre de la empresa y, consecuentemente, su marcha empresarial; asimismo, puede suponer la imposición de graves multas a la empresa, conflictos judiciales y otras consecuencias de carácter fiscal o administrativo, que por medio del este Código se pretenden evitar.
Por tal motivo, el cumplimiento de las presentes normas es de obligado cumplimiento para directivos y empleados de la empresa, por lo que su inatendimiento intencionado o por negligencia grave puede constituir, además, un incumplimiento laboral del empleo y, por tanto, acarrear sanciones disciplinarias, siempre coherentes y proporcionadas a la gravedad de la infracción.
Este Código vincula a todo el personal de eSpiralis Software y su aplicación podrá hacerse extensiva a cualquier persona física y/o jurídica relacionada con la empresa, cuando así convenga para el cumplimiento de su finalidad y sea posible por la naturaleza de la relación.
El personal de eSpiralis Software tendrá como uno de sus principios básicos la lealtad a la Empresa, no desempeñando otras funciones, cargos, responsabilidades, desarrollando actividades o participando en sociedades que supongan competencia desleal, conflicto de intereses o interferencia en sus obligaciones laborales.
Para facilitar el debido control interno, las decisiones de los empleados serán trazables desde el punto de vista del cumplimiento normativo, de modo que la adecuación de las decisiones a las normas internas y externas sea justificable, comprobable y verificable, en el caso de revisión por parte de terceros competentes o de la propia compañía. eSpiralis Software se compromete a poner los medios necesarios para que sus empleados conozcan y comprendan la normativa interna y externa necesaria para el ejercicio de sus responsabilidades.
La empresa y sus trabajadores promocionarán una relación con los clientes presidida por la profesionalidad, la atención a los detalles, la cortesía, amabilidad, confianza y la disponibilidad, interés y rapidez en atender sus necesidades, así como una actitud proactiva, creativa y emprendedora.
La información manejada por el personal debe ser tratada y reflejada de forma íntegra, precisa, veraz y clara. En particular, todas las transacciones económicas deberán ser reflejadas con claridad y precisión en los registros correspondientes, a través de las Cuentas Contables, así como todas las operaciones realizadas y todos los ingresos y gastos en los que se haya incurrido, todo ello de acuerdo con los procedimientos contables y de contratación.
Además, deben preservar el conocimiento de la empresa, facilitando su difusión a otros empleados con la debida transparencia cuando así se requiera, y poniéndola a disposición de los sistemas de gestión del conocimiento que se habiliten a tal efecto, para facilitar la gestión de las actividades y potenciar el desarrollo de las personas.
La obligación de obtener la autorización previa de la empresa para cualquier interlocución o contacto con periodistas y medios de comunicación de cualquier clase y para toda divulgación e información sobre la entidad en cualquier tipo de medio de comunicación o red social, incluyendo noticias, informes, datos económicos y/o financieros, datos contables, objetivos de negocio, logotipos, fotocopias, etc.
eSpiralis Software se guiará siempre por el más estricto cumplimiento del ordenamiento jurídico aplicable en sus relaciones con la Administración y sus organismos dependientes, lo que incluye la prohibición de ofrecer a los funcionarios públicos, políticos y otros representantes de instituciones públicas obsequios, gratificaciones o invitaciones que puedan comprometer su independencia o integridad.
Todos los empleados deben garantizar que sus intereses personales no interfieran con los de ESPIRALIS IBERIA S.L. Esto supone respetar los intereses de la empresa. En concreto, en el ámbito de este contexto, deben respetarse específicamente las siguientes normas:
Solo los empleados autorizados pueden formalizar contratos y realizar pedidos en nombre de la Empresa, y siempre de acuerdo con las normativas existentes.
Los empleados deben informar al Administrador de la empresa o a la persona que el mismo designe al efecto, si asumen actividades profesionales secundarias que puedan afectar a los intereses de la empresa.
Los empleados necesitan la autorización previa del Administrador de la empresa, o de la persona que el mismo designe al efecto, antes de representar a la Compañía en transacciones en las que ellos mismos o miembros de su familia (esposas, parejas de hecho registradas, hijos u otros familiares viviendo en el mismo hogar que el empleado) tengan un interés económico significativo.
Las participaciones financieras o sociales en otras empresas que sean competencia o pudieran suponer un conflicto de intereses con ESPIRALIS IBERIA S.L., requieren autorización del Administrador de la mercantil.
Los empleados de la Empresa no pueden desempeñar otra labor por cuenta propia o ajena que sea remunerada y esté relacionada con su actividad profesional en ESPIRALIS IBERIA S.L.U., salvo autorización expresa de la Administración social.
Los empleados de la Empresa promoverán con su comportamiento el respeto a las personas, independientemente de su posición dentro o fuera de la empresa, formación, educación, profesión, edad, sexo, orientación sexual, credo religioso o valores, lengua, origen o procedencia geográfica, etc.
En consecuencia, el trato personal, el lenguaje y las actitudes estarán de acuerdo con este respeto y con los valores de la compañía (Emprendedora: sincera y abierta, emprendedora y viva; Corresponsable: confiable y cercana, responsable y comprometida; Excelente: ejemplar y atractiva, trabajo en equipo, orientada a resultados). Asimismo, la empresa velará por la conciliación de la vida personal y el trabajo de sus empleados y hacer coincidir sus demandas de trabajo a los horarios de quienes trabajan con él, tratando de promover la conciliación con su propio ejemplo.
La Empresa velará por la debida formación y actualización de conocimientos de sus empleados, con el fin de poder desempeñar mejor su trabajo y ofrecer un mejor servicio orientado al cliente, donde el aprendizaje continuo pueda repercutir en la innovación en beneficio de la Compañía.
Nuestros criterios de selección de personal atenderán a los méritos académicos, personales y profesionales de los candidatos y a nuestras necesidades. Evaluamos a las personas atendiendo a su desempeño profesional, individual y colectivo.
En las relaciones de trabajo en eSpiralis Software está prohibido el abuso de autoridad y todo comportamiento ofensivo o intimidatorio. Especialmente las conductas de acoso sexual y laboral.
eSpiralis Software no acepta ningún tipo de comportamiento discriminatorio por razón de raza, etnia, género, religión, orientación sexual, afiliación sindical, ideas políticas, convicciones, origen social, situación familiar o discapacidad, ni en el trato dentro de la empresa, ni en sus decisiones organizativas, ni en su relación con clientes o terceras personas.
La Empresa se halla comprometida con el cumplimiento de las ordenanzas y normativas relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo, así como las buenas prácticas en materia de condiciones de empleo, salud y seguridad en el puesto de trabajo.
Por su parte, los empleados deberán conocer y cumplir las antes referidas normas, y cumplir y hacer cumplir las mismas en el ámbito laboral, tanto en referencia al resto de trabajadores como de las personas que tuvieran vinculación con las actividades de eSpiralis Software.
Los empleados están obligados a mantener la confidencialidad en relación con todos los asuntos internos de la Empresa de naturaleza confidencial, así como con la información confidencial propiedad de o correspondiente a clientes/socios de negocios. La información se considera confidencial si está marcada como tal o si resulta claramente evidente que contiene secretos empresariales o comerciales. En caso de duda, se debe consultar a la Administración de la Empresa o a la persona en que se delegue al efecto.
La información confidencial debe protegerse de su divulgación a terceros. Incluso cuando se gestiona internamente y antes de que se transfiera dentro de la Empresa, debe respetarse el principio general según el cual la información confidencial debe hacerse llegar solo a aquellos empleados que la necesitan para el desarrollo de sus tareas oficiales (principio de "necesidad de conocimiento").
Los empleados están obligados a respetar las normativas de protección de datos y a contribuir de forma activa a garantizar que los datos confidenciales y, en especial, los datos personales (por ejemplo, datos médicos) no son accesibles a terceros. Los datos personales solo deben recopilarse, procesarse y utilizarse en la medida en que lo permitan la Ley de Protección de Datos, otras leyes aplicables y los acuerdos profesionales pertinentes. En caso de duda, el empleado debe consultar el caso con el responsable de protección de datos de la empresa. Todos los empleados están obligados a respetar las normativas de protección de datos y a mantener la confidencialidad acerca de los secretos empresariales y operacionales, así como abstenerse de utilizar fuera de la Empresa el conocimiento interno y los modos de hacer propios generados dentro de la misma Grupo, entendidos como metodologías propias o "know-how" diferencial.
Los empleados no deben incurrir en el uso inadecuado de información privilegiada, no deben utilizarla ni en beneficio propio ni en el de terceros. Los empleados que tengan acceso a información privilegiada no pueden participar en operaciones o transacciones con la Empresa, ni tampoco pueden transmitirla a terceros, para hacer recomendaciones de inversión o uso comercial/profesional. Incluso cuando la información sea manejada internamente, como principio general, dicha información solo se transmitirá a aquellos empleados que la necesiten para el desempeño de sus tareas.
eSpiralis Software está comprometida con el desarrollo de su actividad de manera ética, legal y responsable y a alcanzar sus objetivos empresariales por medios ética y legalmente irreprochables, y a aplicar sistemas de competencia justos y legales, obligación que es extensible a sus empleados.
Todos los empleados están obligados a realizar los máximos esfuerzos para garantizar que la Empresa no es utilizada de forma inadecuada como instrumento para actividades fraudulentas. En caso de que algún empleado tenga conocimiento o sospecha de alguna actividad fraudulenta, debe comunicarlo al Administrador de la misma.
Los empleados que tengan conocimiento de una infracción significativa de la legislación o de las normas de este Código, en especial en relación con casos de fraude, corrupción, malas prácticas contables u otras contravenciones equivalentes que puedan ser sancionadas según el Derecho civil o penal, deberán informar a la Empresa a través de su Administrador.
eSpiralis Software es titular de la propiedad y de los derechos de uso y explotación de los programas y sistemas informáticos, equipos, manuales, vídeos, proyectos, estudios, informes y demás obras y derechos creados, desarrollados, perfeccionados o utilizados por sus empleados, en el marco de su actividad laboral o con base en las facilidades informáticas de la empresa. La única excepción a lo anteriormente indicado será la transferencia de manera explícita de la propiedad de un software a medida desarrollado para un tercero.
Asimismo, eSpiralis Software, prohíbe cualquier acción deliberada tendente a infringir los derechos de propiedad industrial e intelectual de terceros, con independencia de la motivación de dichos actos. El administrador, representantes y empleados deberán evitar el uso de software no licenciado, patentes de terceros, marcas o signos distintivos de otras empresas sin su consentimiento, etc.
Todos los contratos suscritos por la compañía, deberán seguir escrupulosamente las normas y procedimientos en esta materia para evitar infringir los derechos de terceros.
Los activos de la Empresa incluyen no solo activos materiales y propiedades, sino también bienes intangibles relacionados con la misma (propiedad intelectual).
Todos los empleados son responsables de la protección de estos activos empresariales, que deben utilizarse solo para propósitos empresariales adecuados y en ningún caso para fines empresariales ilegales. Es obligatorio cumplir las directrices internas referentes al uso de sus recursos operativos (incluidos teléfonos, ordenadores, Internet y otras tecnologías de la información).
El desarrollo de relaciones de confianza y mutuo beneficio con los proveedores ha contribuido al éxito de eSpiralis Software. Por tal motivo, buscamos que nuestras relaciones con ellos se manejen siempre con transparencia, de modo que les aseguremos igualdad de oportunidades, respeto e integridad.
Los procesos de elección de proveedores están caracterizados por la búsqueda del mayor beneficio competitivo para la empresa sin menoscabo de la objetividad e imparcialidad y evitando cualquier conflicto de interés o favoritismo en su selección.
eSpiralis Software promoverá entre sus proveedores el cumplimiento de las estipulaciones de este Código de Conducta y recomienda que estos desarrollen sus actividades bajo el marco de las leyes vigentes. Todos los proveedores que trabajen con nosotros deberán comprometerse a respetar los derechos humanos y laborales de todos los empleados contratados. La vulneración de cualquiera de estos principios no será en ningún caso aceptable por eSpiralis Software.
La empresa elaborará un protocolo, del que se facilitará copia a cada empleado, para los supuestos de mobbing, acoso laboral o malas prácticas entre empleados, que se iniciará por medio de un expediente informativo al que subseguirá un expediente disciplinario, en su caso, y todo ello sin perjuicio de poner en conocimiento de las autoridades laborales o administrativas la existencia de tales situaciones, en caso de que hubiera indicios de las mismas una vez concluido el expediente informativo incoado.
La empresa y sus directivos y empleados promocionarán el ambiente laboral adecuado para que el desarrollo del trabajo propio de su actividad se ejecute de la manera más efectiva posible, dentro de un marco de cordialidad, respecto y educación entre los integrantes de la plantilla y entre estos y los órganos de dirección.
eSpiralis Software velará por el respeto de la intimidad personal y familiar de todas aquellas personas, se trate de empleados u otros, a cuyos datos tengamos acceso. Las autorizaciones de utilización de datos deben responder a solicitudes concretas y justificadas. Los empleados deberán cumplir estrictamente las normas, internas y externas, establecidas para velar por el buen tratamiento de la información y de los datos aportados a la compañía por terceros.
En la recopilación de datos de carácter personal de clientes, empleados, contratistas o cualquier persona o entidad con la que se guarde una relación contractual o de otra naturaleza, todo el personal debe obtener los consentimientos y autorizaciones preceptivos, y se compromete a la utilización de los datos conforme a la finalidad autorizada por el otorgante de dicho consentimiento.
Asimismo, se deben conocer y respetar todos los procedimientos internos implementados respecto del almacenamiento, custodia y acceso a los datos y que están destinados a garantizar los diferentes niveles de seguridad exigidos conforme a la naturaleza de los mismos.
Los empleados comunicarán a su superior cualquier incidencia que detecten relacionada con la confidencialidad de la información o con la protección de datos personales.
Con el fin, entre otros, de garantizar el cumplimiento del presente Código se establece la creación de un Comité de Cumplimiento como instrumento de control.
Cualquier empleado de eSpiralis Software que considere que se está llevando a cabo una práctica que pueda suponer una infracción violación de este Código de Conducta debe comunicarlo inmediatamente, de manera directa al Comité de Cumplimiento a través del canal de comunicación establecido para este fin: compliance@espiralis.com
A fin de obtener más información acerca de la conducta supuestamente infractora, eSpiralis Software garantiza el tratamiento confidencial de cualquier consulta o denuncia recibida por parte de directivos o empleados.
Se prohíbe expresamente cualquier tipo de represalia hacia el empleado que de buena fe realice una comunicación por conductas que pudieran infringir este Código, con independencia del resultado de la investigación de los hechos comunicados o denunciados.
Todos los trabajadores de eSpiralis Software deben cooperar en las investigaciones internas de temas de ética. Consideramos que establecer canales de comunicación sin temor a consecuencias negativas es vital para la adecuada implantación de nuestro Código.
Todas las preguntas sobre la interpretación, alcance y aplicación de este Código de Conducta deben ser remitidas al Comité de Cumplimiento.
El incumplimiento del presente Código de conducta podrá dar lugar a la apertura de expedientes informativos y/o disciplinarios, con independencia de las sanciones que pudieran provenir de faltas laborales no comprendidas en el mismo.
eSpiralis Software tramitará tales incidencias con la máxima objetividad e imparcialidad precisas al efecto, y siempre al amparo de la normativa legal aplicable, del convenio colectivo de aplicación y de las normas del presente Código.
La Empresa asume la Responsabilidad Social Corporativa (RSC) como principio encaminado a la mejora de la calidad de vida de su personal, así como de la sociedad en general.
eSpiralis Software reivindica y se compromete con el respeto al medio ambiente, de modo que tanto la empresa como sus socios, personal y colaboradores deberán hacer un uso racional de los medios materiales de la empresa, dirigido a la mejora y racionalización del uso de los recursos naturales y energéticos.
Del presente Código de Conducta empresarial se hace entrega de una copia a cada empleado, para su conocimiento y consulta, la cual es firmada por el Sr. Administrador y el empleado al que se le hace entrega.
De igual manera, y con respecto a clientes y proveedores, cuando así se considere conveniente por eSpiralis Software”, o a petición de estos últimos, se proporcionará copia a los mismos a los efectos procedentes.